Đã đến lúc ngừng tiêu tiền cho Microsoft Office

Nhiều năm qua, người dùng máy tính đã tốn không ít tiền cho việc mua và cài đặt bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Nhưng nay, vào thời điện toán đám mây, đã có nhiều lựa chọn thay thế miễn phí hấp dẫn, nổi bật là Docs, Sheets và Slides của Google, và bộ iWork của Apple gồm Pages, Numbers và Keynote.

Hiện còn rất nhiều người dùng trên toàn thế giới đang buộc phải sử dụng Microsoft Office, gồm Word, Excel và PowerPoint vì bộ phận CNTT trong các doanh nghiệp, tổ chức bắt họ làm như vậy. Nhưng nếu bạn chuẩn bị mua một máy tính mới dùng cho cá nhân, hay phải cập nhật phần mềm năng suất của mình, đó là lúc để bạn đặt ra một trong những câu hỏi khá hóc búa: Tôi có thực sự cần mua Microsoft Office?

Bạn có thể tìm thấy phần lớn tính năng của Office trong các sản phẩm cạnh tranh miễn phí – tất cả đều cho phép mở và chỉnh sửa tài liệu Office. Các đối thủ này cung cấp chức năng Web và làm việc cộng tác trực tuyến tốt hơn. Nhưng dịch vụ thuê bao Office 365 của Microsoft hiện đã đem đến lựa chọn chi phí hợp lý cho người dùng. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét Microsoft Office 365 và hai đối thủ cạnh tranh của nó:

Đã qua rồi thời kỳ mua phần mềm Office đóng gói. Cũng như Adobe và Salesforce, Microsoft đã chấp nhận mô hình thuê bao, đánh cược vào việc người dùng sẽ “trả góp” mỗi tháng một khoản chi phí nhỏ nhưng kéo dài, để có được những tính năng và dịch vụ mới liên tục cung cấp qua Internet.

Tại Việt Nam, chi phí mỗi thuê bao Office 365 cho người dùng cá nhân được Micrsoft đăng tải trên Web như sau: 130.000 đồng/ tháng để có quyền cài đặt phần mềm lên một máy tính (PC hoặc Mac) và một máy tính bảng chạy Windows 8, được phép truy cập trên các thiết bị di động. Nếu trả 170.000 đồng/tháng, người dùng gia đình có thể cài nó trên 5 máy tính, và 5 máy tính bảng. (Giấy phép cấp cho sinh viên trong bốn năm học có giá 1,5 triệu đồng). Ngoài ra Microsoft còn cung cấp cho mỗi tài khoản người dùng Office 365 một không gian lưu trữ trên đám mây OneDrive có dung lượng “khủng” tới 1 Terabyte.

Xét về năng suất, so với các dịch vụ của Google và Apple, Microsoft cung cấp nhiều tính năng vượt trội, từ macro Excel cho tới thủ thuật trộn thư (mail-merge) trong Word. Office là một bộ ứng dụng văn phòng có nhiều chức năng nhất, nhưng thực tế đại đa số người dùng thường chỉ sử dụng một phần trong chúng.

Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp miễn phí phiên bản Office Online với tính năng hạn chế. Một khi đăng ký tài khoản Microsoft, ngoài việc nhận được 15 GB dung lượng lưu trữ trên đám mây OneDrive, bạn có thể tạo và chỉnh sửa văn bản, bảng tính và các bản thuyết trình.

Office Online thiếu nhiều tính năng, chẳng hạn như bạn không thể tạo một hộp văn bản (text box) trong Word, hoặc biểu đồ 3-D trong Excel, nhưng tiện cho việc lưu trữ các tập tin trực tuyến hay làm việc cộng tác, chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp.

Không giống như Microsoft hay Apple, Google không cung cấp các phiên bản chạy trực tiếp trên máy tính không nối mạng cho các ứng dụng Docs, Sheets và Slide. Tất cả phụ thuộc vào trình duyệt Web. Bạn phải tải lên một tài liệu chỉ để mở nó. Những tài liệu này ngay lập tức được lưu trữ trên đám mây Google Drive với tài khoản của bạn.

Google nói rằng công ty không “nhắm mục tiêu quảng cáo tới bạn dựa trên nội dung của các tập tin của bạn”, mặc dù người khổng lồ tìm kiếm quét virus các tập tin được đẩy lên và cung cấp các tính năng như tìm kiếm nhanh chóng.

Cũng như Microsoft, Google cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí trên đám mây cho mỗi tài khoản người dùng. Muốn dung lượng lớn hơn thì trả tiền, 1 Terabyte có giá là 10 USD/tháng.

Google đáp ứng phần lớn tính năng cơ bản trên Office, cho phép bạn mở tập tin Office và chuyển thành tập tin tương thích, và nếu thiếu tính năng thì đã có những add-on của bên thứ ba bổ sung. Chẳng hạn những plug-in như từ điển từ đồng nghĩa và mail-merge có thể được bổ sung từ menu add-on. Tuy nhiên, không phải mọi định dạng và form mẫu trên tập tin Office cũ sẽ được duy trì. Và giao diện hai màu xám và đen đơn giản của Google trông khá buồn tẻ.

Nhưng, ứng dụng của Google hỗ trợ rất tốt cho làm việc cộng tác và khả năng chỉnh sửa tài liệu dễ dàng trên mọi thiết bị, thông qua web hoặc các ứng dụng miễn phí nền Android cũng như iOS. Mọi sửa đổi và phản hồi trên tài liệu chia sẻ của mỗi thành viên trong nhóm đều được cập nhật ngay. Thậm chí còn có phần tin nhắn nhanh để bạn có thể thảo luận với người khác mà không phải rời mắt khỏi trang.

Đối với Google, phần offline là điểm yếu. Bạn có thể thiết lập truy cập offline trong trình duyệt Chrome của Google và thậm chí tạo tài liệu mới mà không cần kết nối Internet, nhưng sẽ thiếu rất nhiều công cụ phụ thuộc Internet, và bạn có thể phải lên kế hoạch trước và lưu các tài liệu quan trọng tới bộ nhớ cache. Bộ nhớ đệm offline này có dung lượng 5 GB.

iWork của Apple là bộ phần mềm văn phòng lớn thứ ba, và nó miễn phí cho khách hàng mua máy tính Mac và iPad. Ngoài ra còn có các phiên bản đám mây cho bất cứ ai có tài khoản iCloud, nhưng chúng vẫn đang trong giai đoạn beta và còn một ít lỗi.

Mọi công việc văn phòng của bạn sẽ được Pages, Numbers và Keynote đáp ứng, và các phiên bản Web và chạy trực tiếp trên máy tính đều thân thiện với người dùng. Các form mẫu của Apple được đánh giá cao so với Microsoft.

Mặc dù các phiên bản Web khi tải tài liệu hơi chậm và thiếu nhiều tính năng, nhưng đã đáp ứng tốt cho nhóm làm việc cộng tác. Ngay cả những người không có tài khoản iCloud cũng có thể tiếp cận tài liệu chia sẻ. Tuy nhiên, Google hơn hẳn với tính năng phản hồi và chat theo thời gian thực.

Apple cũng sắp đuổi kịp về lưu trữ đám mây. Dịch vụ iCloud Drive sẽ được phát hành vào mùa Thu này với giá cạnh tranh và hỗ trợ Windows.

Office 365 cung cấp rất nhiều tính năng, nhưng thực tế bạn sẽ sử dụng bao nhiêu trong số đó?

Ở thời điểm hiện tại, với một người dùng bình thường, những lựa chọn miễn phí từ Google, Apple và thậm chí của cả Microsoft vừa đủ dùng. Nhưng nếu cần lưu trữ nhiều trên đám mây (cả cho bạn và người thân trong gia đình), thì Office 365 dùng trên 5 máy tính tỏ ra hấp dẫn với 1 Terabyte dung lượng. Nếu chỉ dùng cho riêng bạn thì 1 Terabyte từ Google sẽ có cùng chi phí.

Dù sao thì đã đến lúc bạn không nhất thiết phải quá tốn tiền cho Microsoft Office như trước nữa.